Microsoft Teams in MS Office 365

Door Marise Goedhart op 17 mei 2019 in Algemeen AWS Azure Cloud Databeveiliging EOL Windows 7 GDPR Microsoft Teams Nieuws Projectmanagement Testimonial

Met Microsoft Teams is het mogelijk geworden met een groep mensen virtueel samen te werken in dezelfde werkomgeving. Dat betekent dat leden van die groep met elkaar kunnen communiceren, content kunnen maken, bewerken en delen, plannen kunnen opstellen en taken kunnen toekennen en met elkaar kunnen vergaderen zonder dat ze fysiek bij elkaar zijn. Nu waren al die verschillende mogelijkheden er al wel, maar niet via één applicatie. Met MS Teams is het een kwestie van inloggen en je hebt alles meteen onder handbereik. De enige voorwaarde is een verbinding met internet.

Hoe werkt Microsoft Teams?

Microsoft Teams maakt deel uit van de meeste versies van Office 365, net als allerlei andere applicaties zoals Word, Excel, OneDrive en OneNote. Binnen de omgeving van MS Teams kan je van al die applicaties gewoon gebruik maken. Ook applicaties van derden die geschikt zijn voor gebruik in Office 365, zoals Astana en Zendesk, kunnen worden gebruikt in MS Teams. Vervolgens kan je groepen aanmaken, die teams worden genoemd. Het aantal teams is onbeperkt, net als het aantal teams waaraan je als gebruiker kan deelnemen. Het is in die zin vergelijkbaar met WhatsApp, waarin je ook allerlei groepen kan aanmaken. In MS Teams kan je per lid gebruikersrechten toekennen. Standaard staat dat ingesteld op lezen en bewerken, maar dat kan je ook aanpassen. Leden van een team kunnen vervolgens, door gebruik te maken van verschillende applicaties, documenten aanmaken, bewerken en delen en met elkaar via chat of Skype for Business communiceren.

Een praktijkvoorbeeld

Stel dat je een bedrijf hebt waarin je in verschillende samenstellingen voor klanten werkt. Elke klant heeft een accountmanager, een projectmanager en een aantal binnendienstmedewerkers. Zowel de projectmanagers als de accountmanagers werken regelmatig bij klanten op locatie. Met Microsoft Teams wordt per klant een team aangemaakt. Hieraan worden alle medewerkers van het bedrijf die voor een klant werken toegevoegd. In dit team wordt een aantal mappen aangemaakt: contracten, bezoekverslagen etc.
Op die manier heeft elk lid van het team altijd toegang tot relevante informatie. De accountmanager kan gemakkelijk met de andere teamleden overleggen als hij of zij bij de klant zit en de binnendienst kan eenvoudig even ‘aanhaken’ tijdens een vergadering bij de klant.

Veiligheid en back-up

Met Microsoft Teams werk je, net als MS Office 365, online in de cloud. MS Teams maakt gebruik van de opslagcapaciteit van Microsoft. Dat betekent onder meer dat alle data die in Europa wordt opgeslagen, ook binnen de datacenters van Europa blijven. Die opslag mag je als veilig veronderstellen. De onveiligheid zit vooral aan de gebruikerskant. Je kan overal ter wereld waar internet is, op MS Teams inloggen. En eenmaal ingelogd, heb je toegang tot documenten die je ook zou kunnen downloaden, ook op een device dat niet tot het bedrijf behoort. Vindicta kan binnen MS Teams de beveiliging zo aanpassen dat uw organisatie wel kan bepalen op welke apparaten en vanaf welke plekken uw medewerkers MS Teams kunnen gebruiken. Zo weet u dat documenten alleen voor medewerkers van uw organisatie én binnen uw organisatie te gebruiken zijn. Qua back-up zijn er minimale voorzieningen getroffen in MS Teams. Alleen voor ‘disaster recovery’ kan de back-up worden aangesproken. Vindicta kan een aanvullende back-up regelen, zodat u ook individuele documenten terug kunt zetten als die niet meer beschikbaar zijn.

Voorbereiden en plannen

Als je besluit om te gaan werken met MS Teams, is het verstandig dat goed voor te bereiden. Je moet nadenken over de manier waarop je het gaat inrichten, de autorisatie van gebruikers voor de verschillende teams en de manier waarop je de veiligheid van toegang en data en back-up gaat organiseren. Vindicta is als gecertificeerd licentiehouder van Microsoft opgeleid om organisaties te begeleiden bij het inrichten van MS Teams. We zijn zelf enthousiast gebruiker van deze applicatie en hebben dus, behalve een flinke dosis theoretische kennis, ook praktijkervaring die we kunnen delen met onze opdrachtgevers. Zo weten we ook dat het verstandig is met alle medewerkers duidelijke afspraken te maken over de manier waarop MS Teams wordt gebruikt, een soort teams-etiquette.

Voor wie is ms teams interessant?

Laten we vooropstellen dat Microsoft Teams niet alleen geschikt is voor een Windowsplatform, maar ook kan worden gebruikt in combinatie met andere besturingssystemen. Voor Apple is er ook een Teams-app in IOS beschikbaar. Dit is met name handig voor hybride organisaties, waar er zowel met Windows als met iPhone wordt gewerkt. MS Teams heeft toegevoegde waarde zodra je met meer mensen aan eenzelfde opdracht of project werkt, waarbij er met regelmaat content wordt gedeeld en overleg wordt gevoerd. Alle informatie en ook communicatie wordt op dezelfde plek bewaard en dus ook gemakkelijk terug te vinden. MS Teams is heel overzichtelijk en gebruiksvriendelijk. Je hebt altijd inzicht in wie bij welk team is betrokken en je kunt eenvoudig medewerkers toevoegen of juist weghalen. Microsoft is bezig met de mogelijkheid ook anderen dan leden van de eigen organisatie toe te kunnen voegen. Op die manier kan je organisatie-overschrijdend samenwerken in MS Teams.

De voordelen van Microsoft teams op een rijtje

De mogelijkheden van Microsoft Teams zijn oneindig, met de honderden applicaties die erbinnen kunnen worden gebruikt. De voordelen zijn ook talrijk, waarvan we de belangrijkste op een rijtje zetten. Overigens kunnen die voordelen per bedrijf en doel verschillen.

  • Samenwerken en communiceren via één portal.
  • Honderden applicaties toegankelijk via één portal.
  • Alle informatie over een klant, project of onderwerp op één plek bewaard en toegankelijk.
  • Aanschaf, onderhoud en beheer van een eigen dataserver is overbodig.
  • Veilig dataverkeer en opslag.
  • Te gebruiken op verschillende devices als PC, laptop en smartphone.
  • Overal ter wereld toegankelijk (mits er internet aanwezig is).

De toegevoegde waarde van vindicta

Met een MS Office 365 account is het eenvoudig om aan de slag te gaan met MS Teams. Toch is er een aantal goede redenen om dat samen met Vindicta te doen. Het scheelt tijd, geld en je loopt vooral minder risico.

  • Microsoft factureert niet, maar werkt met creditcard en dat is boekhoud-technisch lastig voor ondernemers. Via Vindicta krijg je netjes een factuur met BTW, omdat wij als gecertificeerd licentiehouder tegen beter condities kunnen inkopen bij Microsoft.
  • We zijn specialisten en ervaringsdeskundigen als het gaat om het veilig inrichten van cloudoplossingen en applicaties zoals Microsoft Azure, MS Office 365 en ook MS Teams.
  • Voor we MS Teams inrichten, inventariseren we samen de ICT binnen de organisatie en de werkprocessen waarvoor MS Teams wordt ingezet.
  • We kunnen ervoor zorgen dat alle medewerkers voldoende kennis hebben om vanaf dag 1 enthousiast met MS Teams aan de slag te gaan.

Meer weten over Microsoft Teams en de mogelijkheden voor uw organisatie? Bel dan 085 2733 980.